Multicollab - Zusammenarbeit und Autoren-Team in WordPress

In meinem heutigen Beitrag möchte ich dir ein WordPress-Plugin vorstellen, über welches ich erst kürzlich gestolpert bin. Wie viele andere auch, habe ich die ruhigen Feiertage nicht nur genutzt, um mehr Zeit mit meiner Familie zu verbringen, sondern auch, um allerlei neue Plugins für WordPress auszuprobieren. Eines davon hört auf den Namen Multicollab und hat mich nachhaltig begeistern können.

Wie du mit Multicollab gemeinsam an Inhalten arbeitest und ein Team von Autoren verwalten kannst. Ideal für Blogs mit mehreren Beitragenden, verbessert es den redaktionellen Workflow und erleichtert die Koordination und Qualitätssicherung von Beiträgen.

Multicollab liefert das, was WordPress schon lange benötigt. Nämlich immer dann, wenn ein Blog von mehr als einer Person geführt wird und es unweigerlich zu Kollaborationen kommt. Also Artikeln, an denen mehrere Autoren gleichzeitig arbeiten oder die durch einen entsprechenden Leiter des Blogs zunächst freigegeben werden müssen. Weniger professionell gesprochen, benötigen aber auch ein paar Freunde, die gemeinsam einen Blog führen, solch ein Plugin, um die Artikel entsprechend koordinieren und absprechen zu können. Multicollab ist also im Grunde für jeden nützlich, der mit mehr als einer Person bloggt.

Doch ich möchte hier noch gar nicht allzu tief in die Details eintauchen. Stattdessen werde ich dir das Multicollab genannte Plugin in diesem ausführlichen Artikel ein wenig näherbringen und dir erklären, warum es für mich ein echter Höhepunkt unter derartigen WordPress-Plugins ist. Wann immer du im Team bloggst, ist Multicollab nämlich die passende Antwort auf deine Fragen und Probleme.

Was ist Multicollab genau?

Das WordPress-Plugin Multicollab ist ein Tool für die Zusammenarbeit im Bereich eines redaktionellen Workflows. Bei größeren Blogs ist es schier unmöglich, alle Artikel selbst zu erstellen, weshalb meist ein Team aus Autoren bereitsteht, welches Inhalte für den Blog schreibt. Doch diese Inhalte werden in der Regel nicht einfach so veröffentlicht, sondern müssen vorab korrigiert, gegengelesen und unter Umständen auch noch einmal überarbeitet werden.

Vielleicht kennst du schon die Kommentarfunktion von Microsoft Word, Apple Pages oder die Kollaborationsmöglichkeiten in Google Docs? Dort lassen sich Textzeilen und Bereiche markieren und kommentieren, auf die ein anderer Autor dann reagieren oder die entsprechenden Stellen, nach Hinweisen in den Kommentaren, bestmöglich korrigieren kann. Multicollab funktioniert so ähnlich. Auch hier ist es Autoren und Team-Mitgliedern möglich, Textstellen zu markieren, um dort Feedback oder Änderungswünsche zu hinterlassen.

Mit dieser Inline-Kommentierung bekommen Autoren direkt die Stellen angezeigt, die bemängelt wurden. Gleichzeitig kann eine Zusammenarbeit mit mehreren Autoren realisiert werden und auch Einladungen per E-Mail sind möglich. Doch schauen wir uns die Features von Multicollab noch einmal etwas genauer.

Welches Features hat das Multicollab Plugin?

Wie schon erwähnt, dient Multicollab in erster Linie dazu, gemeinsam Inhalte zu erstellen. Den Arbeitsablauf, den es in deinen WordPress Blog integriert, befasst sich also mit der grundsätzlichen Frage, wie gemeinsam an demselben Content gearbeitet werden kann. Das geschieht über clever integrierte Features, die genau das möglich machen.

• Kommentare: Nutzer können Kommentare zu Text- und Medienblöcken hinzufügen, um direktes Feedback für selbige zu hinterlassen. Autoren sehen dann sofort, an welchen Stellen Markierungen anderer Team-Mitglieder vorhanden sind, was die Zusammenarbeit deutlich erleichtert und die Optimierung von Inhalten noch einmal stark beschleunigen kann.
• Teamarbeit: Nutzer können zur redaktionellen Zusammenarbeit eingeladen werden und bleiben durch regelmäßige E-Mail-Benachrichtigungen und Hinweise bei Erwähnungen innerhalb der Kommentare immer Teil des Bearbeitungsprozesses. Teamarbeit wird so überaus effizient.
• Zusammenarbeit: Mehrere Benutzer können gleichzeitig zusammenarbeiten und Beiträge in Echtzeit verfassen. Das klappt unter anderem besonders gut, weil die derzeit arbeitenden Team-Mitglieder auch in Echtzeit angezeigt werden. So ist immer klar, wer gerade woran arbeitet. Aktivitäten sind zudem jederzeit im Activity Stream sichtbar und werden auch im Editor entsprechend hervorgehoben bzw. markiert.
• Gastautoren: Ideal für Gastautoren ist die Funktion der Magic Links. Über diese lassen sich Nutzer einladen, die kein eigenes Nutzerkonto in deinem WordPress Blog besitzen. Für diese muss also auch nicht extra eines erstellt werden. Sie bekommen stattdessen den Link geschickt und können über diesen, aktiv Inhalte im Editor bearbeiten.
• Berichte: Alle Änderungen und aktuelle Aktivitäten sowie Fortschritte können jederzeit und über alle Seiten und Beiträge hinweg verfolgt werden. Mit verschiedenen Filtern findest du hier zudem schnell bestimmte Änderungen eines Nutzers oder Änderungen, die zu einer bestimmten Zeit vorgenommen wurden. Keine Änderung geht verloren, keine Korrektur lässt sich nicht einem bestimmten Autor zuordnen.

Multicollab besitzt noch ein paar weitere Features, doch die oben genannten sind sicherlich ausschlaggebend für den Nutzen des Plugins. Sie stehen repräsentativ für das, was die Erweiterung realisieren möchte. Einen redaktionellen Workflow, der bestmöglich funktioniert und die gemeinsame Arbeit an Inhalten im Team geradezu revolutioniert. Da bleiben wirklich kaum noch Wünsche offen, wenn du mich fragst.

Wie schlägt sich Multicollab im Alltag?

Der Grund dafür, warum ich das WordPress-Plugin hier erwähne, ist der, dass ich es über die Feiertage hinweg auf einem größeren Blog zu schätzen gelernt habe. Dort arbeiten mehrere Autoren gleichzeitig an den Inhalten, die sich bislang umständlich per E-Mail absprechen mussten. Themenvorschläge, Änderungswünsche, Ideen für längere Artikelserien – die gesamte Kommunikation fand immer nur abgeschottet und verzögert per E-Mail statt.

Mit Multicollab wird nun genau dieser Flaschenhals entfernt. Durch Live-Kommentare und direkte Bearbeitung der Inhalte wird hier jederzeit gemeinsam im Team gearbeitet. Hat dort jemand eine Idee, hinterlässt er diese im Kommentar und schon berücksichtigt ein anderer sie oder hinterfragt diese mit einer weiteren Kommentierung.

Das Geniale ist, dass sich auf diese Weise eine ganz neue Dynamik ergibt. War es zuvor noch ein verzögertes Reagieren, bei dem jeder schon einen Schritt weiter war und gar nicht mehr über den vorherigen nachdachte, ist es jetzt ein gemeinsames Erdenken und Erweitern von Inhalten. Das klappt überraschend gut. Hier liegt auch ganz klar der Vorteil von Multicollab. Es erzeugt eine neue Art der Zusammenarbeit, die weniger an WordPress als an ein umfangreiches Redaktionssystem erinnert.

Funktioniert Multicollab auch ohne Gutenberg?

Nein. Multicollab ist komplett auf den Gutenberg Editor ausgelegt und funktioniert nicht mit dem Classic Editor von WordPress. Das hat einen logischen Grund, denn Multicollab übernimmt die Blöcke und zeigt auf Basis dieser die entsprechenden Bearbeitungen an. Das Multicollab WordPress-Plugin setzt also komplett auf den neuen Editor und konzentriert sich auch selbst ausschließlich auf moderne Techniken statt des Supports alter Systeme.

Damit ersetzt es auch effektiv die Zusammenarbeit über Google Docs oder andere Online-Dokumentverwaltungen. Zumal es im Grunde dann trotzdem genau so funktioniert und somit die Arbeitsschritte von Google Docs und Co einfach übernommen werden können. Das ist auch einer der großen Pluspunkte. Für viele ist die Zusammenarbeit über Google Docs inzwischen Normalität geworden. Hier finden die Personen nun einen ähnlichen Arbeitsablauf vor, jedoch nativ im Gutenberg Editor von WordPress selbst.

Eine Alternative kannst du mit Multicollab jedoch nicht verwenden. Setzt du auf einen anderen Editor oder verwendest Plugins, die diesen sehr stark verändern, besteht immer ein Problem mit Multicollab. Du solltest also mit Gutenberg vertraut sein, wenn du dich für Multicollab entscheidest.

Meine Meinung zu Multicollab

Multicollab ist eines dieser WordPress-Plugins, welches sehr speziell in seinem Anwendungszweck zu sein scheint. Ich hätte es selbst gar nicht ausprobiert, hätte ich über die Feiertage nicht etwas Zeit gehabt und würde ein mir bekannter großer Blog nicht seit Längerem erfolgreich mit der Erweiterung arbeiten. Einmal getestet, zeigt sich dann schnell, wo die Stärken von Multicollab zu finden sind. Nämlich in der nativen Funktionsweise mit Gutenberg. Alles funktioniert out of the box und zwar genau so, wie man es erwartet oder von Systemen wie Google Docs bereits gewohnt ist. Nichts wirkt kompliziert oder gar störend, vielmehr haben die Entwickler hier sehr intuitive Mechaniken integriert. Es fühlt sich einfach gut an, gemeinsam an den Inhalten zu arbeiten.

Damit erreicht die Zusammenarbeit mit mehreren Autoren, direkt innerhalb von WordPress, ein ganz neues Level. Für mich war das sehr überraschend, da ich gerne auch mal den klassischen und vertrauten Weg gehe. Mit dieser Erweiterung ist die Inhaltserstellung im Team jedoch etwas vollkommen Normales, was nicht viel anders funktioniert, als ich es gewohnt bin. Das kommt mir nicht nur gelegen, es vereinfacht auch sämtliche Abläufe in diesem oft sehr komplizierten Feld der inhaltlichen Zusammenarbeit.

Mir gefällt dabei die schnelle Einrichtung und vor allem auch, dass Gastautoren kein Nutzerkonto in meinem WordPress Blog mehr benötigen. Diese lade ich in solch einem Fall einfach per E-Mail ein, um gemeinsam am Content arbeiten zu können. Für mich ist Multicollab ein Geheimtipp für alle, die mit mehr als einer Person an Beiträgen innerhalb von WordPress arbeiten möchten und die bislang noch keine praktische Möglichkeit dafür gefunden haben. Oder aber diejenigen, die weg von Google Docs wollen, um die Zusammenarbeit direkt in WordPress zu erledigen.

Übrigens bekommt der WordPress-Core in 2024 eigene Kollaborationsfunktionen. Wie die aussehen oder wie umfangreich die Zusammenarbeit mit den Hausmitteln sein wird, ist aber bisher nicht gekannt.

Fazit

Multicollab ist eine revolutionäre Lösung für die Zusammenarbeit in WordPress, die den redaktionellen Workflow vereinfacht und effizienter gestaltet. Es ermöglicht eine nahtlose und intuitive Teamarbeit, indem es Funktionen wie Inline-Kommentierung und Echtzeit-Zusammenarbeit bietet. Dieses Plugin ist ein Muss für jeden, der in einem Team an einem WordPress-Blog arbeitet und die Qualität sowie Koordination seiner Inhalte verbessern möchte.