Teamprojekte besser managen – so optimierst du die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

Die digitale Arbeitswelt steckt voller Möglichkeiten und Chancen, welche auch die Teamarbeit deutlich effizienter und produktiver gestalten können. Durch Organisationsdiagramme, moderne Kommunikationskanäle und praktische Tools für das Remote Work wird es möglich, die Zusammenarbeit im Team besser zu managen, unabhängig vom Standort oder Kenntnisstand der Mitarbeiter. So gibt es für die Optimierung der Teamarbeit ganz verschiedene Ansätze.

Optimiere die Zusammenarbeit in Teamprojekten durch klare Kommunikation, strukturierte Organisation und den Einsatz digitaler Tools. So förderst du Effizienz, vermeidest Missverständnisse und steigerst die Produktivität deines Teams, unabhängig vom Arbeitsort oder den individuellen Fähigkeiten der Teammitglieder.

5 Projektmanagement-Tools

Bevor wir in die Tiefe gehen, möchte ich dir 5 der beliebtesten Projektmanagement-Tools vorstellen und diese vergleichen.

Tool	Hauptfunktionen	Vorteile	Nachteile	Kosten
Trello	Kanban-Boards, Listen, Karten, Aufgabenverfolgung, Kollaboration in Echtzeit	Einfache Bedienung, gute Übersicht, flexibel anpassbar, kostenloses Grundangebot	Eingeschränkte Funktionen in der kostenlosen Version, weniger geeignet für komplexe Projekte	Kostenlos, Premium ab € 5/Monat
Asana	Aufgabenverwaltung, Projekte, Timeline, Reporting, Integrationen mit anderen Tools	Umfangreiche Funktionen, flexible Projektplanung, starke Kollaborationsmöglichkeiten	Komplexe Benutzeroberfläche, für Einsteiger weniger intuitiv	Kostenlos, Premium ab € 10,99/Monat
Jira	Aufgaben- und Bug-Tracking, Scrum- und Kanban-Boards, Reporting, Integration mit DevOps-Tools	Ideal für Softwareentwicklung, starke Anpassungsfähigkeit, detailliertes Reporting	Hohe Lernkurve, teuer für kleine Teams	Kostenlos für bis zu 10 Nutzer, ab € 7/Monat pro Nutzer
Monday.com	Visuelle Projektverfolgung, Automatisierungen, Timeline, Gantt-Diagramme, Integrationen mit vielen Apps	Sehr anpassungsfähig, benutzerfreundlich, viele Vorlagen, starke Automatisierungsfunktionen	Teurer als viele Alternativen, bestimmte Features nur in höheren Tarifen verfügbar	Kostenlos, ab € 9/Monat pro Nutzer, abhängig vom Paket
Miro	Digitales Whiteboard, Echtzeit-Zusammenarbeit, Vorlagen, Diagramme, Integrationen mit anderen Tools	Ideal für Brainstorming und kreative Zusammenarbeit, visuell ansprechend, umfangreiche Vorlagen	Eingeschränkte Aufgabenverwaltung, hauptsächlich auf visuelle Zusammenarbeit fokussiert	Kostenlos, Starter ab € 8/Monat pro Nutzer

Gerade für kleine Teams eignet sich Trello vorzüglich.

Teamprojekte am Arbeitsplatz managen

Viele Arbeitnehmer sind häufig von neuen Anwendungen und Möglichkeiten zur Bewältigung täglicher Projekte häufig abgeschreckt. So fehlt es oftmals an Verständnis für digitale Tools und deren Nutzen für tägliche Aufgaben im Büro. Dabei gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Softwarelösungen, Betriebssystem und Applikationen, mit denen sich der Arbeitsalltag deutlich steigern lässt. Denn in vielen Büros scheitert eine erfolgreiche Teamarbeit hauptsächlich an der fehlenden Kommunikation.

Es gelingt somit nur schwer, Mitarbeiter aus unterschiedlichen Personalbereichen ideal für ein Teamprojekt aufzustellen. Die Herausforderung, alle Mitarbeiter aus denselben Kenntnisstand zu bringen und verschiedene Rollen und Aufgaben bei der Bewältigung von Teamprojekten zu verteilen, ist in vielen Unternehmen zu groß. So scheitern die meisten Teamprojekte bereits nach kurzer Anlaufphase oder verzögern sich deutlich bei der Fertigstellung.

Eine harmonische Teamkultur ist für jede gute Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg. Arbeitnehmer sollten demnach ein Umfeld vorfinden, indem sie sich nicht nur wohlfühlen und respektiert fühlen, sondern auch alle Möglichkeiten nutzen können, um die tägliche Zusammenarbeit zu vereinfachen. Zuständigkeitsbereiche sowie die Teamkommunikation sind hier wichtige Faktoren, die sich heutzutage vorrangig im Digitalbereich lenken und leiten lassen. So gelingt es durch smarte Tools, die Zusammenarbeit erheblich zielgerichteter zu gestalten und den Einfluss eines jeden Mitarbeiters bei der Fertigstellung von Teamprojekten zu erhöhen.

Die Arbeitsumgebung hat sich mehr und mehr auf digitale Anwendungen ausgerichtet, sodass Teamprojekte überwiegend mittels verschiedener Softwareanwendungen schneller und effektiver gestaltet werden können. Der folgende Ratgeber gibt einige praktische Tipps, welche den Arbeitsalltag mit einigen digitalen Anwendungen erleichtern und die Produktivität im Team steigern können.

Informationen kommunizieren durch Organisationsdiagramme

Eine der wohl größten Herausforderungen bei der Zusammenarbeit im Team ist alle Mitarbeiter vor und während den Arbeiten auf den gleichen Kenntnisstand zu bringen. Gerade bei sehr komplexen Themen und abstrakten Ideen ist eine Visualisierung häufig das beste Mittel, um alle beteiligten Mitarbeiter einzubeziehen. Durch UML Diagramme können selbst sehr erklärungsbedürftige Sachverhalte wie Programmierprozesse auch für Unbeteiligte anschaulich dargestellt werden. UML Modelle können primär die Arbeit bei Teamprojekten verbessern, bei den auch Personen beteiligt sind, die Programmiersprache nicht entziffern

können. Die Erklärung und Kommunikation beim Entwicklungsstatus einer Software durch ein Organisationsdiagramm ermöglicht es Stakeholder, Product Owner oder Vorgesetzte jederzeit verständlich über ein Projekt am Laufen zu halten. Damit wird es technisch nicht geschulten Personen jederzeit möglich, alle Einzelheiten bei einem Teamprojekt einzusehen.

Für die tägliche Organisation sind diese digitalen Diagramme ebenfalls eine große Hilfe und verbessern die Zusammenarbeit im Team auf vielfältiger Ebene. Die Code-Bibliotheken, welche Programmierer für die Entwicklung verwenden, muss nicht mehr entschlüsselt werden. Vielmehr gelingt es, Projekte als vollständige Einheit bei allen erforderlichen Arbeitsprozessen zu begleiten und einen visuellen Weg nutzen, um mit verschiedenen wichtigen Informationen zu kommunizieren. Alles, an einem Ort und jederzeit abrufbar, unterstützt das übergreifende Bild eines Diagramms die Arbeit in Teamprojekten auf vielfältiger Weise.

Damit jeder Mitarbeiter schnell über die Funktionalität, Organisation oder Aufgabenverteilung einblicken kann, sind UML Modelle mittlerweile zu einem unverzichtbaren Tool in der modernen Arbeitswelt aufgestiegen. Besonders für Zusammenarbeit bei Remote-Teams sind Diagramme ein wichtiges Instrument, um Informationen auszutauschen und zu jederzeit sicherzustellen, dass alle auf den gleichen Stand sind. Dadurch lässt sich unnötige Mehrarbeit deutlich verringern, da alle Zuständigkeiten und Aufgaben sehr genau verteilt werden können. Damit werden UML Modelle regelmäßig auch als Kollaborationssoftware genutzt, wenn das Teamprojekt aus vielen verschiedenen Mitarbeitern besteht.

Digitale Kommunikationskanäle erleichtern die Zusammenarbeit

Der moderne Arbeitsalltag erlaubt es auch Teamprojekte zu planen, bei denen Mitarbeiter nicht unmittelbar an Ort und Stelle zusammenarbeiten. Arbeitsmodelle wie das Homeoffice oder Remote Work sind immer verbreiteter. Um eine einfache und schnelle Kommunikation zu ermöglichen, dienen verschiedene Kanäle im Internet. Hier gibt es ganz unterschiedliche Wege, damit Mitarbeiter die Unterstützung erhalten, die es bei der Fertigstellung im Team benötigt. Ob ein Meeting per Videocall, ein Kanal zur Übersendung von Dateien oder ein Kommunikationsweg, der einen Überblick von abgeschlossenen und noch zu bewältigenden Aufgaben gibt – die Auswahl für verschiedene Tools zur Kommunikation im Team ist groß. Einige Tools sind dabei so gar speziell auf die Bedürfnisse von Projektarbeiten zugeschnitten, sodass Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen zur Verbesserung der Teamarbeit erhalten können. Der Einsatz von innovativer und digitaler Technologie erlaubt es, Projektabläufe deutlich effizienter zu gestalten. Vor allem bei der Kommunikation im Team gibt es kaum noch Unternehmen, die auf digitale Kommunikationskanäle verzichten können.

Ziele gemeinsam definieren

Die Zusammenarbeit bei Teamprojekten ist zwar äußerst flexibel, doch kann es sehr oft zu Konflikten oder Meinungsverschiedenheiten kommen. Damit die Motivation hoch bleibt, ist es wichtig, gemeinsam verschiedene Ziele zu erreichen. Tagesetappen oder langfristige Ziele sollten daher nicht ausschließlich von bestimmten Mitarbeiter abgeschlossen werden. Es ist wichtig, dass die Teamarbeit in eine gemeinsame Fertigstellung mündet, bei der jeder den gleichen Anteil an Anerkennung erhält.

Es kann daher eine große Hilfe sein, wenn man gemeinsame Ziele festlegt. Ebenso sollten alle beteiligten Personen ihre Meinungen frei äußern dürfen. Die Fertigstellung von Projekten als Teamplayer erlaubt es ebenfalls, die Effizienz zu steigern. Auch das Zeitmanagement spielt hier eine große Rolle, sodass verschiedene Zwischenziele und Fertigstellungstermine so gewählt werden sollten, dass sie gemeinsam als Team machbar sind.

Gegenseitiges und regelmäßiges Feedback bei Teamarbeiten

Das gegenseitige Unterstützen im Team gehört zu den Grundregeln bei jedem Teamprojekt. Dazu zählt auch, sich regelmäßig Rückmeldung von anderen Mitarbeitern einzuholen. Die Rückmeldung schafft nicht nur mehr Vertrauen während der Zusammenarbeit, sondern erhöht auch die Effektivität. Hier kommt es allerdings sehr auf die Art des Feedbacks. Eine Rückmeldung sollte immer konstruktiv und lösungsorientiert sein.

Für ein positives Team Management gilt es daher tägliche Feedbacks einzufordern, aber auch Rückmeldungen an Kollegen zu geben. Das stärkt den Teamgeist und verbessert das Miteinander während der Teamarbeit. Alle Kritiken während der Zusammenarbeit im Team sollten auf keinen Fall persönlich aufgenommen werden. Fehler sollten klar benannt werden, um eine Verbesserung herbeizuführen. Nur so können sich Mitarbeiter weiterentwickeln und ihre Fähigkeiten verbessern.

Komplikationen vorbeugen und gemeinsam nach Lösungswegen suchen

Eine Vielzahl von Projektarbeiten erfordern eine sehr detaillierte Planung und strukturierte Organisation. So sind einige Komplikationen schon vorprogrammiert, ehe die eigentliche Arbeit erst begonnen hat. Vor sehr komplexen Teamarbeiten, welche die Kompetenzen vieler Fachkräfte einbinden, sollte man über mögliche Schwierigkeiten und Problemfälle sprechen.

Alle Mitarbeiter im Team sollten auf mögliche Komplikationen vorbereitet werden und wissen, was zu tun ist, wenn ein Härtefall auftritt. Daher ist bei erster Besprechung auch auf mögliche Schwierigkeiten einzugehen. Je besser einzelne Personen während der Teamarbeit informiert werden, desto schneller und effektiver gelingt die Fertigstellung.

Die Zusammenstellung des Projekt-Teams berücksichtigen

Die Besetzung eines Projekt-Teams kann ebenfalls einen großen Einfluss auf die Fertigstellung einer Teamarbeit haben. Der Aufbau ist bei jedem Teamprojekt sehr individuell, sodass es keine einheitliche Rollenverteilung gibt. Dennoch sollten sich alle Mitarbeiter primär nach ihren persönlichen Fähigkeiten aufstellen, um Ziele schnell und professionell zu erledigen.

Damit Arbeitsabläufen allerdings auch effizient durchgeführt werden können, müssen die Kapazitäten manchmal auch umverteilt werden. Die Projektanforderungen sind damit auch gleichzeitig der strategische Weg zur Fertigstellung. Abhängig von Projektumfang und Inhalten sollte auch die Rollenverteilung stattfinden. Hierbei sind auch die Arbeitsweisen von Mitarbeitern zu beachten. Denn die Zusammenarbeit funktioniert am zuverlässigsten, wenn sich die Arbeitsweisen ähneln. So wird es möglich, eine sehr hohe Teamdynamik herzustellen und für zügige Projekterfolge zu sorgen.