5 Tipps für mehr Erfolg beim Backlink Outreach

Du möchtest besser beim Backlink Outreach werden? E-Mails sind ein sehr wirkungsvolles Mittel, um mit anderen Webseitenbetreibern in Kontakt zu treten und so neue Backlinks zu generieren. Doch leider ist der Erfolg beim Outreach oftmals gering, wenn du nicht weißt wie es geht. Wir zeigen dir, worauf du achten musst!

E-Mail Outreach: Definition und Ziele

Outreach ist die Kunst, mit anderen Menschen in Kontakt zu treten und sie für ein bestimmtes Projekt oder eine Sache zu begeistern. Diese Form der Kommunikation spielt dabei besonders darauf ab, eine Verbindung herzustellen und einen Dialog zu führen, um ein vorher festgelegtes Ziel zu erreichen.

Outreach-Kampagnen können dabei viele Ziele haben, z. B.: 

• Ein Netzwerk aufbauen 
• Informationen verbreiten 
• Unterstützung für eine Sache gewinnen 
• Neue Kunden gewinnen 
• Verlinkungen für seine Inhalte zu erhalten

Um erfolgreich zu sein, muss eine Outreach-Kampagne strategisch geplant werden. Achte darauf, deine Zielgruppe genau zu identifizieren und diese dann in ihrer Sprache zielgerichtet anzusprechen. Dabei muss die Botschaft klar und prägnant sein, was du erreichen möchtest, da die E-Mail ein rasantes Medium ist und daher von den meisten im Alltag nur überflogen wird.

Tipp: Am besten baust du dazu einen Call to Action ein, damit die Menschen wissen, was sie tun sollen.

5 Tipps für mehr Erfolg beim Outreach

Damit deine Backlink Outreach E-Mails ab sofort mehr Erfolg haben, hier ein paar Tipps.

Tipp 1: Finde die richtigen Domains für dein Ziel

Wenn du erfolgreich sein willst, musst du zuerst die richtigen Interessenten finden. Wie bereits erwähnt, musst du dazu wissen, wer deine Zielgruppe ist und wo sich diese befindet. Das ist abhängig von deinem Ziel. Möchtest du etwa Affiliate Partner gewinnen, die für dich in deinem Themenbereich auf Provisionsbasis werben, dann macht es Sinn, wenn du dir die Backlinks von Amazon anschaust und die Seiten recherchierst, die in deinem Themenbereich publizieren.

Wenn du aber dein Blogger-Netzwerk erweitern möchtest, ist es besser, auf Google nach anderen Blogs in diesem Themenbereich zu suchen. Um dein Produkt bspw. an Werkstätten in Deutschland zu verkaufen, schau auf Google Maps und schreibe dir alle Domains zum Keyword „Werkstatt STADT“ heraus.

Bist du auf der Suche nach Websites für einen Guest Post, sollten deine Zielseiten in der gleichen Niche tätig sein.

Tipp 2: Schreibe an die richtigen Ansprechpartner

Doch die richtige Domain zu identifizieren, der du schreiben möchtest, reicht meistens noch nicht. Natürlich ist es genauso wichtig, dass du innerhalb der Firma bzw. auf der Website deine E-Mail auch an die richtige Person schreibst. 

Ein Beispiel: Du möchtest Outreach machen und dein Produkt verkaufen. Wenn du die Wahl hast deine E-Mail an die jobs@beispiel-firma.de oder an die einkauf@beispiel-firma.de zu schreiben, welche nimmst du? Selbstverständlich, die einkauf@, da wir nicht der Personalabteilung unsere Produkte anbieten möchten.

Wenn du auf der Website bereits deinen Ansprechpartner gefunden hast, aber die E-Mail-Adresse noch nicht kennst, dann google unbedingt. Der eine oder andere wird seine E-Mail-Adresse auf LinkedIn und Co. veröffentlicht haben. Solltest du keinen Ansprechpartner finden, schreibe deine Mail am besten immer an eine generische E-Mail-Adresse wie bspw. info@ oder kontakt@ … Da ist die Chance am höchsten, dass die E-Mail an die entsprechend zuständige Person weitergeleitet wird.

Tipp 3: Recherchiere und personalisiere deine E-Mails 

Am zuverlässigsten funktionieren E-Mails, wenn sie möglichst personalisiert auf die entsprechende Person geschrieben sind. Das kannst du am besten nutzen, indem du dir Zeit für deine Recherchen nimmst.

Am besten schreibst du dir dazu alle Antworten auf folgende Fragen auf:

• Was macht die Firma/Website?
• In welchem Themengebiet arbeitet die Firma/Website?
• Hat dein Ansprechpartner in letzter Zeit etwas veröffentlicht? 
• Falls ja, zu welchem Thema hat er letztens etwas veröffentlicht?
• Wie bist du auf ihre Website gekommen?
• Warum schreibst du der Firma/deinem Ansprechpartner?
• Was verbindet dich und die Firma/Website? 
• Welches Angebot hast du für sie?

Wenn du alle Fragen für dich beantwortet hast, dann geht es los mit dem Schreiben der E-Mail. Starte am besten mit einer persönlichen Anrede, das hebt dich bereits von den vielen 1.000 Massenmails da draußen ab und dein Ansprechpartner ist nicht direkt gelangweilt und schließt die E-Mail wieder.

Erwähne anschließend, wie du auf die Website gekommen bist und was euch verbindet. Hier kannst du beispielsweise auch den letzten veröffentlichten Beitrag erwähnen und erzählen, warum dir dieser gut gefallen hat. Am besten schreibst du dabei auch, dass du den Beitrag bereits an drei deiner Kollegen weitergeschickt hast. Wir hören alle gerne ein Lob und freuen uns, wenn unsere Arbeit wertgeschätzt wird. Bleibe dabei allerdings unbedingt authentisch und ehrlich. Wenn dein Opener als realitätsferne Schmeichelei entlarvt wird, werden die E-Mails ebenfalls sofort wieder geschlossen.

Tipp: Es ist wichtig, im Umgang mit Menschen höflich und respektvoll zu sein. Insbesondere dann, wenn man sich bisher nicht kennt. Daher kommt ein demütiger und wertschätzender Grundton immer gut an.

Schließlich geht es darum, dass du etwas von deinem Ansprechpartner möchtest und seine Zeit in Anspruch nimmst. Wenn du nun mit „ich bin der Größte und ich befehle dir …“ kommst, dann wird sich dein Ansprechpartner womöglich nicht mal die Zeit nehmen, dir zu antworten.

Im nächsten Absatz kommen 2-3 Worte zum Vertrauensaufbau: Vielleicht hast du bei deiner Recherche etwas über die Person herausgefunden, was du als besonders erwähnenswert erachtest. Ist die Person ein Experte in deinem Bereich, der dich schon lange interessiert? Hat die Person letztens einen Preis gewonnen, wofür du sie sehr bewunderst? Die Möglichkeiten sind endlos, um die Brücke zu deinem Anliegen zu schlagen. 

Abschließend kannst du auf den Grund deiner E-Mail eingehen. Warum hast du der Person geschrieben? Was kannst du ihr bieten? Wie könnt ihr zusammenkommen? Am besten skizzierst du kurz und knapp bereits ganz konkrete Gedanken zu deinem Vorhaben/Wunsch. Wenn du beispielsweise einen Gastartikel schreiben möchtest, nenne am besten bereits das Thema sowie 2-3 inhaltliche Gedanken. Das hilft deinem Gegenüber, eine Vorstellung zu erhalten und Gefallen an der Idee zu finden.

Runde deine E-Mail gerne mit einem konkreten Wunsch oder einem Call to Action ab, damit deine Botschaft glasklar wird. Womöglich wäre es gut, wenn du am Ende der Mail erwähnst, dass es auch in Ordnung ist, wenn ihr nicht kooperiert. Das macht dich sympathisch und du übst keinen Druck auf deinen Ansprechpartner aus. 

Tipp 4: Achte auf die KPIs deiner Kampagne und teste

Wie überall im Vertrieb oder Marketing sind sie auch im Outreach fundamental wichtig. Halte dabei folgende KPIs im Blick:

• Anzahl Kontakte: Wie viele Kontakte hast du in der Pipeline? 
• Anzahl E-Mails: Wie viele E-Mails hast du versendet? 
• Anzahl Antworten: Wie viele Antworten hast du bekommen?
• Anzahl Zusagen: Wie viele Personen haben positiv geantwortet?
• Anzahl Kooperationen: Wie viele Kooperationen/Sales sind zustande gekommen?

Es gilt der alte Grundsatz: „What you measure is what you get“.

Wenn du weißt, was gut und was nicht so gut läuft, dann kannst du es an den richtigen Stellen optimieren. Wenn du beispielsweise feststellst, dass du zu wenig Antworten bekommst, dann solltest du mal deine E-Mail prüfen und eine Handlungsaufforderung mit Bitte um eine kurze Antwort einfügen. Anschließend kannst du testen, ob du nun mehr Antworten erhältst. 

Falls weiterhin kaum jemand auf deine Outreach E-Mails antwortet, solltest du vielleicht mal deine Zustellrate prüfen, indem du den Spam-Score deiner E-Mail ermittelst. Womöglich werden deine E-Mails gar nicht richtig zugestellt.

So gilt es, das Nadelöhr deinem Outreach Projekt zu finden und zielgerichtet an der richtigen Stelle zu optimieren, um das Problem zu beseitigen. Wenn du an den richtigen Stellen die richtigen Maßnahmen ableiten und testest, wird deine Kampagne über die Zeit gezwungenermaßen zum Erfolg.

Ein positiver Nebeneffekt, wenn du auf die KPIs deiner Kampagne achtest: Dein Erfolg wird kalkulierbar.

Du hast aus 100 Kontakten 5 Kooperationspartner gewinnen können? Hervorragend!

Statistisch gesehen, wirst du damit wieder ca. 5 Kooperationspartner gewinnen, wenn du die nächsten 100 Kontakte per E-Mail kontaktierst. Vor allem in Bereichen, wo die Auslastung kalkuliert werden muss, hilft es extrem, wenn man eine gewisse Planungssicherheit hat.

Tipp 5: Nutze Automatisierungen an den richtigen Stellen

Es ist kein Geheimnis: In Zeiten von Technik und vor allem KI werden immer mehr Schritte automatisiert. Dies gilt primär für besonders stupide und immer gleich ablaufende Aufgaben. Datenrecherche ist so ein Thema. Mit den richtigen, intelligenten Ansätzen lässt sich die Datenrecherche fantastisch automatisieren.

Stell dir dazu am besten folgende Fragen:

• Welche Zielgruppe möchte ich ansprechen?
• Wo finde ich Seiten/Ansprechpartner in diesem Bereich?
• Was haben meine potenziellen Partnerseiten gemeinsam, was ich nutzen kann, um sie zu finden

Ich habe oben bereits ein Beispiel erwähnt: Wenn du neue Affiliate Partner gewinnen möchtest, dann ergibt es Sinn auf Seiten zuzugehen, die schon Affiliate Partner sind (=Zielgruppe aus Frage 1). Affiliate Partner finde ich beispielsweise auf Google, indem ich prüfe, ob sie bereits Affiliate Angebote, bspw. von Amazon auf der Seite haben (=Antwort auf Frage 2). Gemeinsam haben diese Seiten, dass sie alle auf Amazon.com verweisen, indem sie die Produkte und Angebote von Amazon auf der Seite verlinken (=Antwort auf Frage 3).

Damit habe ich alle meine drei Fragen beantwortet und wir können das Backlink Profil von Amazon nutzen, um automatisiert und ohne Aufwand unsere Outreach-Domains zu recherchieren. 

Automatisierungen haben ihren größten Nutzen darin, dass du deinen Fokus vollständig auf die Strategie und das Analysieren der Kampagne legen kannst, anstatt stumpf Daten beschaffen zu müssen. Auch dieser Faktor wird dich langfristig zwingend erfolgreich machen.

Die perfekte E-Mail für den Backlink Outreach

Eine erfolgreiche Outreach-Kampagne setzt sich aus vielen verschiedenen Komponenten zusammen. Eines der wichtigsten Elemente ist dabei natürlich die E-Mail. Worauf du beim Formulieren deiner E-Mail achten musst, zeige ich dir jetzt:

1. Sei kurz und prägnant

Outreach-E-Mails sollten nicht zu lang sein – halte sie kurz und prägnant. Die Person, an die du schreibst, ist wahrscheinlich sehr beschäftigt und hat keine Zeit für eine lange E-Mail. Sag ihr/ihm klar und deutlich, worum es in deiner E-Mail geht, und warum es für sie/ihn relevant ist.

Vergiss dennoch den menschlichen Part nicht: Du schreibst nicht mit einer emotionslosen Maschine, sondern mit einem Menschen. Zeige Empathie, verteilte Lob und sei wertschätzend.

2. Sei höflich und respektvoll

Bitte achte auf einen höflichen und respektvollen Ton. Wenn du frech oder dreist formulierst, wird dir keine helfen. Und im Grunde ist deine E-Mail immer eine Bitte um Mithilfe, egal, worum es geht. Sei also nicht aufdringlich oder fordernd – frage stattdessen freundlich um Hilfe, um Unterstützung oder um einen Gefallen.

3. Bleibe positiv

Outreach-E-Mails sollten immer positiv sein – vermeide es, negativ zu erscheinen oder Druck auszuüben. Die Person, an die du schreibst, sollte das Gefühl haben, dass sie/er dir wirklich helfen kann und dass es sich lohnt, deiner Bitte nachzukommen. Wenn du negativ oder drohend klingst, wirst du wahrscheinlich keine positive Antwort bekommen.

4. Biete etwas an

Wenn du Outreach-E-Mails schreibst, denke immer daran: Du bist nicht der Einzige, der um Hilfe bittet! Viele andere Leute versuchen auch, Kontakte zu knüpfen und bspw. Backlinks zu bekommen oder den Interessenten als Affiliate Partner zu gewinnen.

Um dich von der Masse abzuheben und die besten Ergebnisse zu erzielen, solltest du immer versuchen, etwas anzubieten – sei es ein Gastbeitrag für die Website der Person oder ein Produkt oder eine Dienstleistung, die sie/er bewerben kann. Stelle sicher, dass dein Angebot relevant ist und wirklich von Nutzen sein könnte – sonst wird es ziemlich sicher ignoriert oder abgelehnt.

5. Mach ein Follow-up

Schreibe eine Follow-up E-Mail. Follow-up ist entscheidend beim Outreach – leider ignorieren viele Leute diesen Tipp. Wenn du eine Outreach-E-Mail verschickst und nach 5 Tagen keine Antwort bekommen hast, solltest du auf keinen Fall aufgeben! 

Schreibe stattdessen einfach eine weitere E-Mail – entweder eine Erinnerung oder einen neuen Vorschlag. Oftmals ist es nur eine Frage des Timings – die Person hat deine E-Mail vielleicht übersehen oder war in letzter Zeit besonders beschäftigt. Bleibe allerdings auch hier unbedingt professionell, respektvoll und höflich.

6. Beispiel: Die perfekte Outreach E-Mail

Ein Beispiel für einen Backlink-Outreach gefällig? Wenn du alle Punkte beherzigst, dann sieht dein Ergebnis in etwas wie folgt aus.

Hallo {{Name}},

ich bin [Dein-Name] von [Firma]. Ich schreibe Ihnen heute, weil ich Ihren Artikel online gefunden habe:  [URL]. Toller Beitrag!

Zufällig haben wir vor kurzem eine [Studie|Leitfaden|Beitrag] veröffentlicht, welche sich ebenfalls mit [Thema] beschäftigt. [Vielleicht noch ein kurzer Satz zum Inhalt].

Ich kann mir gut vorstellen, dass unsere Informationen eine tolle Ergänzung für Ihren Beitrag sind. Wäre es möglich, wenn Sie unsere dort [Studie|Leitfaden|Beitrag] verlinken?

Beste Grüße,

[Dein-Name] 

PS. Als Dankeschön für die Erwähnung kann ich mir gut vorstellen, dass wir [Angebot].

Wichtig: Nutze an dieser Stelle das Beispiel ausschließlich als Inspiration. Wenn ein Template oft genutzt wird, verliert es seine Wirkung und all deine Mühe war umsonst.

Unterstützung beim Linkbuilding durch Semrush

Das SEO-Tool Semrush hat eine ganze Suite von Werkzeugen, die dich beim Linkmarketing und beim Outreach für Gastbeiträge unterstützen.

Zunächst legst du für deine Website ein Linkbuilding-Projekt an. Gleich zuerst solltest du die Google Search Console verbinden, damit Semrush auch wirklich alle benötigten Daten für die Kandidaten-Suche bekommt. Nun hinterlegst du die Keywords, für die du ranken möchtest und deine Mitbewerber.

Anhand dieser Daten ermittelt das Tool eine Liste an passenden Kandidaten für deinen Link-Outreach. Bei mir sind das meist um die 2000 Websites, was schon enorm ist.

Hier würde ich dir noch raten, händisch auszusortieren. Bei sehr großen Brands wirst du kaum einen Backlink abbekommen. Andererseits möchtest du von Websites aus anderen Nischen und unpassenden Inhalten auch keine Backlinks haben. Linkaufbau dreht sich mehr um Qualität als um Quantität.

Passende Interessenten sendest du in die Bearbeitung, wo das Tool den Outreach für dich übernimmt. Die E-Mail-Templates solltest du aber unbedingt anpassen.

Im letzten Schritt werden die Backlinks noch überwacht. Bei fehlenden Links kannst du dann schauen, wo das Problem liegt oder beim Tauschpartner nachfragen.

Zur reinen Link-Recherche eignet sich Ahrefs auch gut.

Backlink-Analyse mit Morningscore

Morningscore bietet ein leistungsstarkes Backlink-Analysetool, mit dem man die eigenen Backlinks sowie die der Konkurrenten untersuchen kann. Die Software ermöglicht es, das gesamte Backlink-Profil einzusehen und wertvolle Link-Chancen bei der Konkurrenz zu entdecken.

Ein großer Vorteil ist, dass Morningscore automatisch und kontinuierlich die eigenen Links sowie die der Mitbewerber verfolgt. So bekommt man ganz einfach einen Überblick über den Linkaufbau in der Branche. Die Software benachrichtigt auch sofort über neue und verlorene Backlinks, sodass man verlorene Links schnell wieder zurückgewinnen kann.

Mit der Linkscore-Metrik von Morningscore erhält man außerdem wertvolle Einblicke in die Wettbewerbssituation. Anhand der Linkautorität lässt sich ableiten, ob mehr Backlinks nötig sind oder ob man sich auf andere SEO-Aspekte konzentrieren sollte.

Eine einzigartige Funktion ist der Linkscanner, mit dem man selbst erstellte Backlinks manuell eingeben und sofort überprüfen lassen kann. Dies ist vor allem für Agenturen nützlich, um den Kunden sofort den Linkaufbau nachzuweisen.

Fazit: So wird die nächste Outreach Kampagne ein voller Erfolg.

Outreach ist weiterhin ein mächtiges Werkzeug im Bereich des Online-Marketings und des Vertriebs. Wenn du mit deiner aktuellen Outreach-Strategie unzufrieden bist oder einfach mehr Erfolg haben willst, lohnt es sich, die Tipps von oben zu beherzigen.

Durch die richtige Herangehensweise an das Thema und die Nutzung von E-Mails als Kontakt-Methode, kannst du sicherstellen, dass du in Zukunft mehr Erfolg haben wirst. Finde dazu als allererst die richtigen Domains und die entsprechenden Ansprechpartner. Recherchiere anschließend erwähnenswerte Informationen, um eine personalisierte E-Mail zu schreiben. Wenn du nun auf die richtigen KPIs achtest und bspw. zur Recherche Automatisierungen verwendest, wir dein Projekt garantiert ein voller Erfolg, dank der vielen neuen Backlinks.

Viel Glück beim Backlink Outreach!

Über den Autor:

Daniel Herrmann
Mein Name ist Daniel Herrmann und als SEO-Experte bei Outreach360.io helfe ich Ihnen durch gezielte und datenbasierte SEO-Maßnahmen, die organische Reichweite Ihrer Website stetig auszubauen, um so bezahlten Traffic langfristig mit kostenlosen organischen Kunden zu ersetzen.

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