Lead Management: Alles, was du für die Umsetzung wissen solltest

Lead Management im Online-Marketing. Stell dir eine Welt vor, in der Interessenten zu dir kommen. Du weißt genau, was sie wollen und wie sie zu dir gekommen sind. Deine Herausforderung besteht ausschließlich darin, schneller als die Konkurrenz zu sein.

Lead Management ist ein Prozess im Bereich Vertrieb und Marketing. Er umfasst alle Maßnahmen und Methoden, die ein Unternehmen ergreift, um Interessenten (engl. Leads) in Kunden zu verwandeln. Wir sprechen hier über Online-Marketing.

Moderne Technologien, wie Lead-Management-Tools, bringen dich dieser Vorstellung ein Stück näher. Sie dienen der Sammlung von Informationen über Kundenwünsche und der Entwicklung eines zielführenden Kaufprozesses. Ein Lead Management kann die Neukundengenerierung drastisch verbessern. Wenn Vertrieb und Marketing Neuland für dich sind, gibt es noch einiges Interessantes zu erfahren. Dieser Guide erklärt dir alles rund ums Leadmanagement und wie du erfolgreich damit durchstartest.

Was ist ein Lead?

Jedes Unternehmen, unabhängig von der Branche und Größe, sammelt Leads. Unter einem Lead verstehen wir einen potenziellen Geschäftskontakt, der bereits in irgendeiner Form Interesse am Angebot gezeigt hat. Je nach Status werden Leads in Kategorien wie qualifizierte und unqualifizierte Leads eingeordnet. Der ultimative Guide für die Leadgenerierung im Onlinemarketing verrät dir mehr über die Einordnung in warme Leads und kalte Leads und zeigt dir, wie du diese weiterbearbeiten solltest.

Was ist ein Lead Management?

Wer ein Unternehmen gründet, beginnt mit einer Handvoll potenzieller Kunden. Doch wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt und wächst, steigt auch der Bedarf an neuen Leads. Es ist gar nicht so einfach, diese Geschäftskontakte in potenzielle Kunden umzuwandeln.

In den meisten Fällen ist die größte Herausforderung die Unterscheidung zwischen qualifizierten und unqualifizierten Leads. Ganz einfach gesagt, gilt ein Interessent als qualifiziert, wenn er seine Kontaktdaten bereitstellt und dem Dialogaufbau zustimmt. Das könnte etwa die Anmeldung für deinen Newsletter sein. Ziel des Dialogs ist es dann, den Interessenten in einen Neukunden zu verwandeln. Online-Kanäle wie soziale Medien, E-Mail-Marketing, Suchmaschinenmarketing, Landing-Pages oder die Bereitstellung von Gratis-Tools können dir dabei helfen, die Generierung und Qualifizierung von Leads voranzutreiben. All diese Maßnahmen und Prozesse, die dich auf diesem Weg begleiten, sind Teil deines Lead Managements.

Wie ein Verkaufstrichter funktioniert, erfährst du in meinem Beitrag über gelungene Sales-Funnels.

Warum ist Lead Management wichtig?

Viele Interessenten kaufen nicht direkt nach dem ersten oder zweiten Kontakt. Vor allem bei teuren Produkten oder, wenn es Auswirkungen auf ihren Ruf, ihre Sicherheit oder ihre Gesundheit hat, kann sich der Entscheidungsprozess in die Länge ziehen.

Ein Lead Management führt die Leads durch einen Prozess mit mehreren Touchpoints, wodurch die potenziellen Käufer langsam Vertrauen zu dir und deinem Produkt aufbauen. Zudem sorgt der stetige Kontakt mit den Kunden dafür, dass dein Produkt in ihren Köpfen bleibt. Wenn Leads schließlich kaufbereit sind, dann ist es dein Unternehmen, an das sie sich zuerst wenden. Auf diese Weise kannst du stabile Verbindungen zu deinen Interessenten und Kunden aufbauen, das Kauferlebnis verbessern und der Konkurrenz einen Schritt voraus sein. Ein gut organisierter Lead-Management-Prozess kann:

• den Verkaufsprozess verbessern und die Chancen auf eine Konversion erhöhen.
• dir dabei helfen, Leads zu verfolgen/tracken und sie so besser zu verstehen.
• die Arbeit in deinem Vertriebsteam effektiver gestalten.

Ein Lead Management-Prozess hilft dir dabei, deinen Fokus aufs Wesentliche zu setzen und deine Marketingstrategien zielführend auszurichten und bei Bedarf anzupassen.

Effektives Lead Management in 5 Schritten

1. Leadgenerierung

„Der Leadgenerierungsprozess beginnt damit, herauszufinden, wo Ihr Zielmarkt im Web lebt“. 

Wayne Davis

Erst einmal ist es wichtig, Leads zu finden. Erstelle ansprechende Inhalte und verbreite sie über relevante Marketingkanäle. Je nach Zielgruppe und deinem Angebot kann das in Form von Blogbeiträgen, Whitepapers, Fotos, oder Infografiken sinnvoll sein. Die meisten Zielgruppen sind in den sozialen Medien aktiv und fragen Google, wenn sie nicht weiter wissen. Dieses Wissen kannst du nutzen und sie über Social Media oder SEO-Maßnahmen auf deine Webseite locken. Die Besonderheiten der digitalen Leadgenerierung und vieles mehr, findest du in meinem ultimativen Guide für die Leadgenerierung.

Beispiel für die Leadgenerierung

Dein Marketingteam hat den Käufertyp identifiziert und anhand der demografischen Daten, dem Verhaltensmuster und mithilfe der optimalen Leadquelle eine Persona erstellt. Nun

• erstellst du interessanten Content und veröffentlichst ihn auf den beliebtesten Kanälen deiner Zielgruppe.
• gibst Leads am Ende deiner hilfreichen Beiträge die Möglichkeit, sich für einen Newsletter einzutragen.

2. Leadverteilung

Stell dir vor, dein Vertriebsteam erhält erfolgreich generierte Leads aus dem Marketing. Ein Lead Management stellt sicher, dass diese Leads dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen werden und die Informationen verfügbar sind, damit alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.

Beispiel für die Leadverteilung

Du entwickelst einen Leadverteilungs-Prozess bei dem:

• Leads, deren Standort Kalifornien ist, an das US-Team weitergeleitet werden.
• Leads, die sich für Produkte aus der Kategorie A interessieren, an deinen Spezialisten für die Produktgruppe A weitergeleitet werden.
• Leads, die bereits Produkt B gekauft haben, an deinen Cross-Selling-Profi weitergeleitet werden, da du bereits weißt, wer Produkt B kauft, profitiert i. d. R. auch von Produkt C.

3. Lead-Nurturing

Nehmen wir an, du beißt in eine grüne Banane. Schmeckt sie dir? Wahrscheinlich nicht. Der Fehler liegt aber nicht bei der Banane, sondern bei dir. Denn du beißt hinein, bevor sie reif ist.

Du fragst dich, was das mit Lead-Nurturing zu tun hat? Der Fehler liegt, wie wir festgestellt haben, nicht bei der Banane, sondern bei dir. Genauso ist es mit einem Lead, das die Banane zu früh serviert bekommt. Um den sogenannten „Grüne Banane Effekt“ zu vermeiden, dürfen Leads nicht zu früh dem Vertrieb übergeben werden, da sie „reif sein müssen“ und Interesse an deinem Produkt zeigen sollten, damit dein Angebot zum aktuellen Bedürfnis passt.

Beim Lead-Nurturing geht es darum, die Beziehung zum potenziellen Kunden zu pflegen und das Vertrauen in die Marke zu steigern. Dieser Prozess verfolgt mehrere Ziele: das Lead in der Customer Journey voranzubringen, neue Abschlüsse zu erzielen und bestehende Kunden dazu zu bringen, neue Leads anzulocken.

Beispiel für Lead-Nurturing

Du erstellst eine effektive Lead-Nurturing-Kampagne inklusive:

• Content Mapping, um den Stil der Beiträge für unterschiedliche Lead-Typen festzulegen.
• personalisierter Kommunikation per E-Mail und in sozialen Netzwerken, um eine Beziehung zum Lead aufzubauen.
• sorgfältiger Kontaktpflege. Du versorgst sie mit interessanten Inhalten, bis sie bereit sind, an das Vertriebsteam weitergeleitet zu werden.

4. Lead-Tracking

Die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer eines potenziellen Kunden reichen nicht unbedingt aus, um einen erfolgreichen Verkaufsprozess zu starten.

Du solltest auch darüber Bescheid wissen, ob der Kunde überhaupt an einem Verkaufsgespräch interessiert ist. Das erfährst du durch Lead-Tracking.

Beispiel für Lead-Tracking

Beim Lead-Tracking verfolgst du die Aktivitäten der Leads. Um deine Leads verstehen und einschätzen zu können, trackst du:

• die Webseitenbesuche.
• die Klicks auf und die Öffnungen von deinen E-Mails.
• die Reaktionen auf SMSe und WhatsApp-Nachrichten.

5. Lead-Scoring

Lead-Scoring ist eine Methode zum Ranking von Leads. Anhand von Qualifikationsmerkmalen wird das Interesse und die Kaufbereitschaft eines potenziellen Kunden festgestellt. Sinn des Lead-Scorings ist es, dafür zu sorgen, dass nur Leads an den Vertrieb vermittelt werden, die kurz vor dem Kaufabschluss stehen. Je höher der Score, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass aus Leads auch Käufer werden.

Beispiel für Lead-Scoring

Mit dem Lead Scoring willst du Information erfassen und bewertest:

• demografische Informationen und Verhaltensmuster.
• Unternehmensinformationen wie Umsatz und Mitarbeiteranzahl.
• die Reaktion auf Nachrichten, Eventeinladungen und Freebies.

Leads mithilfe des Sales-Funnels generieren

Der Weg, den deine Leads gehen, wird Sales-Funnel, Marketing-Funnel oder auch Content-Funnel genannt. Er gilt als klassisches Model für das Lead Management in allen Branchen und ist in drei Bereiche gegliedert. Hierbei wird der Interessent durch stetig spezifischer werdende Inhalte durch den Trichter geleitet und reift im besten Fall über einen gewissen Zeitraum zum Kunden. Die drei Phasen im Lead Management sehen so aus:

1. Top of the funnel

In dieser Phase beginnt der Leadgenerierungsprozess. Hier kannst du mit allgemeinen Inhalten das Interesse der Leads wecken.

2. Middle of the funnel

Jetzt bist du in der Zwischenstufe. Hierbei liegt der Fokus auf der Leadentwicklung. Das bedeutet, dass dein Lead mit vielen spezifischen Informationen versorgt wird.

3. End of the funnel

Der Content am Ende des Funnels ist genau auf die individuellen Kundenbedürfnisse ausgerichtet, wodurch potenzielle Kunden nur noch zugreifen müssen.

Zu theoretisch? Lass dich von den Best Practices Sales-Funnels inspirieren.

Was sind Inbound- und Outbound-Marketing?

Outbound-Marketing

Zu Outbound-Marketing zählen sämtliche Methoden, die ein Unternehmen zur Leadgewinnung anwendet – sprich Werbung, wie man sie vor allem von früher kennt. Diese Art der Werbung ist geprägt von Kampagnen, die unaufgefordert und ohne Bezug Unternehmen und Produkte bewerben. Durch proaktive Aktionen sollen Leads erreicht werden. Dein Unternehmen bestimmt beim Outbound-Marketing den Zeitpunkt und die Mittel, um mit deiner Zielgruppe zu interagieren.

Beispiele für Outbound-Marketing:

• TV-Werbung
• Events
• Flyer

Inbound-Marketing

Inbound-Marketing hingegen ist eine Marketingmethode, bei der man versucht durch relevante Inhalte Interesse zu wecken, damit Interessenten von sich aus mit deinem Unternehmen in Kontakt treten. Immer mehr Unternehmen setzen auf Inbound-Marketing und SEO.

Beispiele für Inbound-Marketing:

• Online-Seminare
• Podcasts
• Blogs

Outbound- vs. Inbound-Marketing – das sind die Vor- und Nachteile

Eine der größten Stärken des Inbound-Marketings: Deine Interessenten werden mit jeder Menge Mehrwert versorgt. Keine nervige Werbung, kein „Ich-Ich-Ich-Content“. Stattdessen gibt es hilfreiche Tipps und Tricks, oder unterhaltsame und spannende Inhalte – und zwar genau dann, wenn deine Leads sie am meisten brauchen.

Da sich Inbound-Marketing an der Buyer’s Journey orientiert, hilft es dir dabei, eine Verbindung zwischen deinen Interessenten und deiner Marke aufzubauen. Potenzielle Kunden werden zum richtigen Zeitpunkt auf deine Marke und dein Angebot aufmerksam gemacht. Darum bevorzugen viele Käufer Inbound-Marketing. Die Kunden fühlen sich nicht belästigt, sondern freuen sich über relevante Inhalte.

Der größte Vorteil des Outbound-Marketings: Du kannst schnell eine große Anzahl an Menschen erreichen und deinen Bekanntheitsgrad steigern. Du kannst mit einer Outbound-Marketing-Kampagne innerhalb kürzester Zeit neue Kunden gewinnen. Die Ergebnisse hängen jedoch stark von deiner Investition ab. In der Regel endet der Erfolg, sobald kein Geld mehr in die Kampagnen fließt.

Du siehst, beide haben ihre Daseinsberechtigung. Eine Kombination kann zum bestmöglichen Erfolg führen. Du kannst z. B. mit Outbound-Marketing deine Inbound-Welt navigieren und so deine Inbound-Ergebnisse beschleunigen.

Wie kannst du Leads intelligent verwalten?

Eine Lead-Management-Software kann helfen, kalte und warme Leads intelligent zu segmentieren, sodass Vertriebsmitarbeiter ihre Aufgaben leicht priorisieren können. Sie können sich vorrangig auf warme Leads konzentrieren und kalte Leads später angehen, sobald die Zahl der aktiven Leads abnimmt.

5 Gründe für eine Lead-Management-Software

Je relevanter und zeitnaher dein Vertriebsteam Leads ansprechen kann, desto besser. Ohne System kann es passieren, dass du nicht die richtigen Informationen erhältst, um dein Vertriebsteam optimal zu unterstützen.

1.  Mit Lead-Management-Software Leads clever verwalten

Eine Lead-Management-Software kann helfen, qualifizierte und unqualifizierte Leads zu filtern. Dann können sich Vertriebsmitarbeiter auf qualifizierte Leads konzentrieren.

2. Mit Lead-Management-Software die Salespipeline verfolgen

Die Verfolgung von Leads in einer Salespipeline ist intuitiv und bietet eine Gesamtübersicht über laufende Aktivitäten. Eine Pipeline-Ansicht ermöglicht es dem Vertriebsteam, effizienter Abschlüsse zu erzielen und auch die Konversionsrate innerhalb der Pipeline im Auge zu behalten. Dadurch können Optimierungspotenziale schnell erkannt werden.

3. Mit Lead-anagement-Software relevante Daten zentralisieren

Alle Informationen über deine Kontakte werden an einem Ort gespeichert und sind für alle Mitarbeiter des Vertriebsteams leicht zugänglich. Du läufst nicht mehr Gefahr, wichtige Informationen zu verpassen, die dich Conversions kosten können.

4. Mit Lead-Management-Software Vertriebsaktivitäten effizient verwalten

Die Software benachrichtigt dich regelmäßig über anstehende Nachverfolgungsaktionen, Folgetermine und andere Aktivitäten.

5. Mit Lead-Management-Software die Produktivität der Vertriebsmitarbeiter steigern

Wer glaubt, er habe mit einer Excelliste den gleichen Effekt, sollte es selbst erleben. Lead-Management-Softwares ermöglichen eine kollaborative und intuitive Zusammenarbeit, was die Arbeit innerhalb des Vertriebsteams viel effektiver macht. Dadurch werden nicht nur Zeit und Kosten gespart, es macht vor allem Spaß, mit den Tools zu arbeiten.

Die beliebtesten Lead-Management-Softwares von OMR Reviews

1. Salesforce CRM
   Salesforce ist das Customer Relationship Management (CRM) System der Wahl für viele Unternehmen. Die CRM-Software kombiniert eine CRM-Datenbank, Customer Relationship Management, Kollaboration und Analysesoftware, um Kundendaten und -interaktionen an einem Ort.
2. HubSpot Sales Hub
   Der HubSpot Sales Hub ist darauf ausgelegt, den gesamten Kundenkontakt zu verwalten. Das Tool soll vor allem dafür sorgen, dass Leads klar sortiert, segmentiert und angesprochen werden können. HubSpot zeigt zum Beispiel, woher Website-Besucher kommen und wertet automatisch aus, wie sie sich auf einer Website verhalten. Wenn eine Kundenliste mit bestehenden Kunden recherchiert wird, können potenzielle Kunden aufgespürt werden.
3. TecArt CRM
   TecArt CRM ist eine webbasierte CRM-Software für mittelständische Unternehmen. Sie ist flexibel, individuell skalierbar, automatisiert die Kommunikation und bietet verschiedene Module für Kunden- und Projektmanagement, Groupware und ERP.
4. SuperOffice CRM
   Das cloudbasierte CRM-Tool wurde entwickelt, um alle Sales-Prozesse zu verbinden, zu digitalisieren und zu automatisieren. Für ein professionelles Lead-Management bieten die Marketing-Funktionen die Erstellung von Lead-Seiten, einen „Newsletter-Konfigurator“ mit Kampagnen-Tracking und Follow-up-Aktivitäten für Vertrieb und Kundenservice.
5. Pipedrive
   Pipedrive ist vielen wahrscheinlich wegen seiner visualisierten „Sales Pipelines“ bekannt. Damit können Nutzer auf einen Blick den aktuellen Status eines Geschäfts mit einem Kunden sehen. Das Projekt, das 2010 ins Leben gerufen wurde, wurde von Verkäufern für Verkäufer entwickelt.
6. CentralStationCRM
   CentralStationCRM richtet sich vor allem an Teams in kleinen und mittleren Unternehmen. Das Tool konzentriert sich auf die Benutzerfreundlichkeit und die grundlegenden CRM-Funktionen: Aufgaben- und Kontaktmanagement, Kommunikationsverlauf und Zusammenarbeit. Das noch junge Unternehmen verspricht vor allem, dass jeder im Team CentralStationCRM sofort verstehen und nutzen wird.
7. Microsoft Dynamics 365 Sales
   Dynamics 365 Sales von Microsoft ist ein CRM-Tool, das Vertriebsmitarbeitern hilft, Leads und Kontakte zu verwalten. Das CRM-Tool ist direkt mit Office 365 verknüpft.
8. weclapp
   weclapp ist eine Cloud-ERP-Plattform, die alle Geschäftsprozesse für KMU automatisiert. Ob CRM, Projektmanagement, Enterprise Resource Planning oder Buchhaltungssoftware, weclapp bietet Lösungen für das ganze Team und ist rentabel.
9. Zoho CRM
   Das CRM-Tool von Zoho wird von 250.000 Unternehmen auf der ganzen Welt genutzt. Es bietet die Möglichkeit, alle Kundendaten und -interaktionen an einem Ort zusammenzuführen. Automatisierungen sind vor allem bei der Neukundenakquise nützlich. So können zum Beispiel Daten aus anderen Anwendungen synchronisiert und E-Mails verschickt werden.

Fazit zum Lead Management

Lead Management ist für jedes wachsende Unternehmen unerlässlich. Es verschafft dir einen klaren Überblick, wodurch du die richtigen Entscheidungen treffen kannst.

Mit einem Lead Management musst du deinen Erfolg nicht mehr dem Zufall überlassen, sondern steuerst ihn einfach selbst. Mit gewonnenen Kunden- und Vertriebsinformationen bestimmen Fakten all deine Prozesse und strategischen Maßnahmen. Dein Erfolg wird skalierbar, wodurch du realistische Prognosen treffen und klare Ziele setzen kannst, die dich und dein Unternehmen weiterbringen.